Tool-Talk mit unserem Tech-Experten Fred Zschiedrich
Unterstützung beim Verfassen von Mails, beim Zusammenfassen von langen Dokumenten, automatische Erstellung von Meeting-Protokollen: Der KI-Assistent namens Microsoft 365 Copilot kann so Einiges.
Das Tolle daran: Er fügt sich nahtlos in die bestehenden Microsoft-Anwendungen ein und erfüllt höchste Datenschutz-Ansprüche. Über die Potenziale von Microsoft 365 Copilot sprachen wir bereits Anfang 2024 mit unserem KI-Experten Fred Zschiedrich; das Interview können Sie hier nachlesen.
Nun ist etwa ein Jahr vergangen und das Tool gehört für viele Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen, bereits zum Arbeitsalltag. Diesmal wollten wir von Fred wissen: Welche Trends, Fragen, Herausforderungen begegnen ihm bei der Betreuung von Unternehmen? Welche technischen Neuerungen gibt es?
Außerdem beleuchten wir zwei Bereiche, um die man seiner Meinung nach nicht herumkommt, wenn man das volle Potenzial von Microsoft 365 Copilot ausschöpfen will: Schulungen und Automationen. Tauchen wir ein!
Microsoft Copilot: Neue Entwicklungen
Im letzten Jahr hat sich einiges hinsichtlich der Nutzung von Microsoft 365 Copilot getan. Für unseren Experten sind folgende vier Punkte besonders spannend:
- Erweiterte Integration in Microsoft-Produkte: Microsoft 365 Copilot sind inzwischen in noch mehr Microsoft Apps eingebunden, wie etwa SharePoint, OneDrive, Forms und Whiteboard. Dies deutet darauf hin, dass der KI-Assistent die Microsoft-Welt nachhaltig prägen wird.
- Anbindung externer Daten: Unternehmen können nun Third Party Datenbanken, APIs oder sogar den klassischen Fileserver mit Microsoft 365 Copilot verbinden – ein echter Türöffner für hochgradige Automatisierungen
- Copilot in Microsoft 365 Admin Center: Dieses Feature wurde eingeführt, um speziell den Alltag von IT-Admins effizienter zu machen. Es ermöglicht nahtloses Arbeiten über verschiedene Admin-Oberflächen und Verwaltungstools hinweg und ist für die IT im Grunde kostenlos.
Gewusst, wie – das volle Potenzial von Microsoft Copilot freisetzen
Unserem Experten fällt auf, dass seiner Erfahrung nach viele Unternehmen das volle Potenzial von Microsoft 365 Copilot längst nicht ausnutzen. „Lizenzen zu erwerben ist nur der Anfang“, betont Fred und hebt zwei Aspekte hervor, die die Copilot-Experience deutlich boosten können: gezielte Nutzer-Schulungen und Automatisierungen mit Copilot Studio.
Microsoft Copilot Schulungen: Der Schlüssel zur effektiven Nutzung
Viele Unternehmen investieren in Copilot-Lizenzen, doch ohne entsprechendes Know-How wird das Potenzial der Lösung nicht voll ausgeschöpft und Effizienzsteigerungen werden nur in geringem Maß spürbar.
Damit Teams die Funktionen von Microsoft 365 Copilot in ihrem Alltag also bestmöglich nutzen können, empfiehlt Fred individuelle Schulungen mit einem Experten: “Mit einer gut durchgeführten Schulung können Unternehmen einen großen Mehrwert aus Microsoft 365 Copilot ziehen. Indem man auf spezielle Use Cases eingeht und Raum für konkrete Fragen lässt, lernen Mitarbeitende die ganze Bandbreite der Möglichkeiten kennen und können ihre Arbeitsprozesse so entsprechend optimieren und alltägliche Aufgaben sehr viel effizienter erledigen.”
Die Vorteile einer Microsoft 365 Copilot-Schulung:
- Tool-Potenzial voll ausschöpfen: Alle relevanten Features kennenzulernen und Fragen stellen zu können, steigert den Nutzen des Tools.
- Effizienz steigern: Mitarbeiter erfahren, wie sie Microsoft 365 Copilot bestmöglich für ihre ganz individuellen Arbeitsprozesse einsetzen.
- Akzeptanz fördern: Zweifel rund um rund um KI und Datenschutz werden von unseren Experten beantwortet, um eventuelle Berührungsängste oder Skepsis abzubauen.
Tipp: PLANET 33 bietet maßgeschneiderte Copilot-Schulungen an, die genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Kontaktieren Sie uns gerne bei Interesse!
Automatisierungen in Copilot Studio: Die Zukunft der Prozessautomation?
Der zweite große Bereich, in dem unser Kollege Fred großes Potenzial sieht: Automatisierungen in Copilot Studio, einem Teil von Microsoft 365 Copilot. In dieser Plattform können benutzerdefinierte KI-Agenten erstellt werden, die dann in der Microsoft 365 Umgebung eingesetzt werden und dort bei Bedarf sogar selbständig Entscheidungen treffen können (sog. autonome Agenten).
“Das führt zu immensen Effizienzsteigerungen, da wiederkehrende Aufgaben autonom erledigt werden können, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist”, sagt Fred. Besonders in komplexen Prozessen zeigt sich die Stärke dieser Technologie, da sie es ermöglicht, diese intelligenter und schneller zu gestalten.
Als Beispiel nennt er die Bearbeitung von Neukundenanfragen: “Ein autonomer Agent prüft eine Mail-Anfrage, analysiert die Firma, Branche und den Wunsch der anfragenden Gegenseite und leitet die Anfrage mit allen weiteren durch den Agent hinzugefügten Informationen dem passenden Mitarbeiter zu, der die Anfrage weiterbearbeitet. Dieser automatisierte Prozess spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass jede Anfrage effizient und präzise bearbeitet wird.”
Welche Herausforderungen gibt es?
Bei all den überzeugenden Vorteilen, betont Fred: ein KI-Assistent ist nicht “mal eben so” gebaut. Wer langfristig von dem Mehrwert profitieren will, muss anfangs bewusst Zeit und Aufwand investieren.
Denn: Für maßgeschneiderte Automatisierungen ist es wichtig, die bestehenden Arbeitsprozesse zu kennen, um Potenziale genau identifizieren zu können. Nur so können Lösungen entwickelt werden, die den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und einen echten Effizienzgewinn ermöglichen. Fred erklärt weiter: “Das erfordert am Anfang natürlich mehr Aufwand, man spart aber dafür langfristig sehr viel Zeit und Ressourcen, sobald die Automatisierungen aktiv sind“.
Auch im Hinblick auf Compliance & Governance gibt es Schritte, die vor einer Integration von KI beachtet werden müssen, betont Fred: “Wichtig ist, dass vorab klar entschieden überprüft wird, auf welche Bereiche die KI Zugriff haben soll. Auf dieser Basis können beim Aufsetzen von Automatisierungen bestimmte Inhalte ausgeschlossen werden und bleiben für die KI unzugänglich“.
Übrigens: In diesem LinkedIn-Video erklärt unser Geschäftsführer Ulrich Theilacker, wie sich Copilot von ChatGPT unterscheidet und warum die Microsoft-Lösung in Sachen Datenschutz definitiv die Nase vorn hat. Und hier testen Ulrich Theilacker und Fred die Simulatan-Übersetzung, die (Stand April 2025) bald ausgerollt werden soll. Ein wahrer Gamechanger für international arbeitende Teams!
Und weil das Einrichten von KI-Assistenten und Automatisierungen in Copilot Studio ein recht komplexes Unterfangen ist, empfiehlt Fred, sich hier Unterstützung von Experten zu holen.
“Bei PLANET 33 bieten wir unseren Kunden das Bauen von Automatisierungen in Copilot Studio an und kommen bei Bedarf auch vorbei, um die bestehenden Prozesse zu analysieren und KI-Flows entsprechend zu designen.”
Neugierig geworden? Wir klären Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten mit Copilot Studio auf und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Fazit
Unser Tool-Talk mit Fred hat gezeigt: Microsoft 365 Copilot entwickelt sich rasant weiter und bietet immer mehr Möglichkeiten, produktiver und effizienter zu arbeiten. Es liegt aber letztlich an Teams und Unternehmen, das Potenzial dieser Lösungen zu nutzen und sowohl durch Wissen als auch Optimierungen einen maximalen Mehrwert zu schaffen.
Hier nochmal auf einen Blick, warum es sich lohnt, gemeinsam mit unseren Experten die Welt von Microsoft 365 Copilot zu erkunden:
- einen Überblick über die Bandbreite der Features bekommen
- die relevantesten Funktionen für Ihr Team kennenlernen
- Ihre Arbeitsprozesse analysieren lassen, um Automatisierungspotenziale zu identifizieren
- Antworten auf Ihre Fragen zu Technik und Datenschutz erhalten
Wir sind überzeugt: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Microsoft 365 Copilot strategisch einzusetzen. Und bei der konkreten Umsetzung unterstützen wir sie gern.
Diana Velican
Diana ist mit ganzem Herzen Business Developerin. Dabei nimmt sie sich nicht nur der Geschäftsentwicklung an sondern bringt als Head of Sales auch Partner, Kunden und Neukunden mit den Experten von PLANET 33 zusammen.
Diana Velican
Diana ist mit ganzem Herzen Business Developerin. Dabei nimmt sie sich nicht nur der Geschäftsentwicklung an sondern bringt als Head of Sales auch Partner, Kunden und Neukunden mit den Experten von PLANET 33 zusammen.
