Neues Teammitglied: Künstliche Intelligenz?

KI im Arbeitsalltag und Copilot für Microsoft 365

Ein Gespräch mit unserem Experten Fred Zschiedrich über den Einsatz von KI im Arbeitsalltag und Copilot für Microsoft 365

 

Es ist eine der faszinierendsten und gleichzeitig wohl umstrittensten Technologien unserer Zeit: Künstliche Intelligenz (KI). Zunehmend findet sie Einzug in den digitalen Arbeitsalltag und führt dazu, dass Routinen und Prozesse sich grundlegend verändern. Mit unserem Experten für KI Fred Zschiedrich haben wir über die Chancen und Risiken dieser Innovation unserer Zeit gesprochen. Dabei sind wir auch auf den digitalen Assistenten Copilot für Microsoft 365 eingegangen. In diesem Interview erfahren Sie, worauf es bei der Einführung von KI im Unternehmen ankommt, was das Tool kann und wie es in Punkto Datensicherheit einzuordnen ist.

 

Viel Spaß beim Lesen!

 

 

Fred, wie würdest du Künstliche Intelligenz (KI) definieren und welche Rolle spielt sie in der heutigen Geschäftswelt?

 

Meiner Meinung nach ist KI die Fähigkeit von Computersystemen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern, zum Beispiel das Lernen, das Lösen von Problemen oder das Treffen von Entscheidungen. In der Geschäftswelt eingesetzt, kann sie an vielen Stellen dazu genutzt werden, Prozesse zu automatisieren, was wiederum zu erheblichen Effizienzsteigerungen führt und sich am Ende des Tages auch auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen auswirkt.

 

Welche direkten Auswirkungen hat die KI auf die Art, wie wir arbeiten?

 

Zunächst einmal kann KI Routineaufgaben übernehmen, sodass sich Menschen auf höherwertige Aufgaben wie Kreativität, kritisches Denken oder emotionale Intelligenz konzentrieren können. Darüber hinaus kann KI den Workload reduzieren und mehr Zeit für fachliche Weiterentwicklungen schaffen. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams werden gefördert, indem Ressourcen und Informationen leichter und effizienter gemeinsam genutzt werden können.

 

Welche Gefahren siehst du bei der Nutzung von KI?

 

Die größte Gefahr liegt wahrscheinlich in der Handhabung. Es ist mir wichtig zu betonen, dass jeder, der KI nutzt vorher geschult werden sollte, damit KI gewinnbringend eingesetzt werden kann. Ich glaube das gilt für uns alle, ob im geschäftlichen oder privaten Kontext. Um verantwortungsvoll mit dieser Technologie umzugehen, müssen wir die Grenzen und die Qualität von KI einschätzen können. Es ist entscheidend zu verstehen, dass KI nicht zu hundert Prozent verlässlich ist und dass man letztendlich immer selbst das letzte Wort haben muss, was Verantwortung, Ethik und Datenschutz angeht.

 

Inwiefern kann der gezielte Einsatz von KI in Unternehmen dabei helfen, sich abzuheben und Innovationsführer zu werden?

 

Einerseits durch die Zeitersparnisse und die daraus resultierende höhere Produktivität. Andererseits aber auch durch den Gewinn an Ressourcen und die Möglichkeit, Zeit und Energie in Weiterbildung und innovative Projekte zu stecken. Wer diese Potenziale erkennt und smart nutzt, ist meiner Meinung nach klar im Vorteil.

 

Was ist Copilot für Microsoft 365?

 

Copilot für Microsoft 365 ist ein KI-basierter virtueller Assistent, der in alle Microsoft-365-Anwendungen eingebunden ist, von Teams bis PowerPoint. Genau wie andere KI-Tools wie ChatGPT basiert die Technologie auf großen Sprachmodellen (Large Language Models, kurz LLM). Der Unterschied ist, dass Copilot gezielt mit den ihm zur Verfügung gestellten Daten aus der Microsoft-Umgebung seiner Nutzer arbeitet und stets die gleichen Zugriffe auf die Microsoft-365-Welt hat wie der User selbst. Damit kann er auf Anfrage bestimmte Tasks durchführen, durch sogenannte Prompts. Der Copilot unterstützt beim Schreiben, Generieren, Optimieren, Analysieren, Zusammenfassen und Suchen in allen Standard-Office-Anwendungen wie Outlook, Excel, Teams und Co. Aber er kann auch noch viel komplexere Prompts bearbeiten, wie etwa: “Überprüfe das Feedback, das wir letzte Woche per E-Mail von unseren Kunden erhalten haben. Welche sind die drei wichtigsten Probleme, die wir angehen sollten?” Hier nutzt Copilot alle Kommunikationskanäle von Mail über Teams-Chats bis hin zu Meeting-Transkripten, um nach relevanten Inhalten zu scannen. Dann verarbeitet er diese, schickt sie ans LLM und generiert so eine Antwort. Ähnlich wie ChatGPT, nur eben innerhalb einer bestimmten Arbeitswelt und somit mit einem ganz anderen Sicherheitsstandard, denn im Gegensatz zu ChatGPT legt Copilot für Microsoft 365 höchsten Wert auf Datenschutz. Kein Training, kein Eyes-on und alle Daten verbleiben im eigenen Tenant.

 

In welchen konkreten Alltagssituationen unterstützt Copilot?

 

Beispielsweise durch das Transkribieren und Protokollieren von Meetings, die Analyse von Daten, die Bereitstellung von Informationen etwa aus Transkripten  und die Automation von Schreibarbeiten. Copilot erstellt dir in Sekundenschnelle ganze PowerPoint-Präsentationen auf Basis eines Textes. Für mich ganz klar eine weitere große Stärke des Tools sind die Erleichterungen in der Kommunikation, gerade für digitale, internationale Teams. Mithilfe von Copilot können all denjenigen, die bei einem Meeting abwesend waren, sogar inhaltliche Fragen zu Besprechungen stellen  – und das in verschiedenen Sprachen. Dadurch wird die Kommunikation im Team effizienter, Catch-ups sind schnell möglich  und es gibt weniger Missverständnisse.

 

Was ist eine Funktion, die du persönlich nicht mehr missen magst?

 

Ich lasse mir morgens immer Zusammenfassungen meiner ungelesenen E-Mails geben. So bekomme ich auf einen Blick die Kernaussagen aller Nachrichten mit, erfahre, ob es To-Dos für mich gibt, etc. Das erspart mir eine Menge Zeit. Anstatt dann selbst eine lange, höfliche E-Mail zu verfassen, gebe ich manchmal Copilot eine inhaltliche Anweisung plus Stilrichtung, lese einmal drüber und schon kann ich die Mail versenden. Außerdem wird Microsoft in einem Update bald die neue Funktion “Schreibe wie ich” bereitstellen. Hier analysiert Copilot die individuelle Art und Weise, wie User schreiben und generiert auf dieser Basis Antworten. Das ist aus meiner Sicht ein wahrer Effizienz-Gamechanger, da das nachträgliche Anpassen einer KI-generierten Antwort auf den eigenen Schreibstil wegfällt.

 

Von der Lizenz zur Intelligenz: Wie läuft dieser Prozess idealerweise ab?

 

Richtig, alles beginnt mit einer Lizenz. Mit dieser hat man zusätzlich  Zugriff auf das sogenannte Copilot Studio. Das kann man sich vorstellen wie einen KI-Sandkasten. Im Copilot Studio lassen sich ein eigener Copilot, also ein Chatbot, und Workflows, also Automationen, bauen, welche zum Beispiel zusätzlich an interne Datenbanken anderer Tools und mit der Microsoft-365-Umbgebung angebunden sind und/oder das Internet als Quelle nutzen können. Hier gibt es unzählige Möglichkeiten und ich empfehle Unternehmen, sich schon vorab über ihre Use Cases Gedanken zu machen. Das ist ein komplexer und wichtiger Prozess, durch den ich unsere Kunden begleite. Das beginnt zum Beispiel bei  einer sauberen Rechte-Struktur für interne Ressourcen wie SharePoints oder Teams. Auch die Nutzung von Sensitivity Labels und Compliance Policies spielt hier eine wichtige Rolle, um den Zugriff auf womöglich sensible Inhalte wie Verträge weiter zu schützen.  Ziel ist es, dass das Unternehmen durch eine gut durchdachte Konfiguration von Anfang an das volle Potenzial von Copilot für Microsoft 365 ausschöpfen kann.

 

Das heißt, eine Lizenz ist noch kein Garant für erfolgreiche Automation?

 

Ganz genau. Es heißt schließlich nicht Autopilot, sondern Copilot. (lacht) Der User sitzt hinterm Steuer, die KI sitzt nebendran. Denn das Tool kann nur so gut unterstützen, wie es aufgesetzt wurde. Ist dies erfolgt, greifen Automatisierungen effektiv und werden in sämtlichen alltäglichen Prozessen spürbar.

 

Wie stehst du zu KI und Ethik?

 

Ich finde, Künstliche Intelligenz wirft ganz zurecht ethische und datenschutzrechtliche Fragen auf. Jedoch ist mit Copilot für Microsoft 365 ein Produkt auf den Markt gekommen, das mit höchstens Sicherheitsvorkehrungen ausschließlich mit den Rechten des Users agiert und ausschließlich dem Copilot-User Ergebnisse liefert. Dritte sehen die Prompts und Antworten des Copilot Users nicht. Und trotzdem gilt es zu beachten, dass KI einfach noch nicht zu hundert Prozent verlässlich ist und man sich immer der Grenzen und der Qualität von KI-Output bewusst sein muss. Wenngleich LLMs natürlich stetig besser werden,  was auch zu einer kontinuierlich steigenden KI-Performance führen wird. Soll heißen: die Qualität von KI ist heute bereits besser als gestern und morgen schon besser als heute.

 

Wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf die Einführung von KI vorbereiten?

 

Um sicherzustellen, dass KI ethisch und effektiv eingesetzt wird, sind meines Erachtens drei Dinge essenziell: Mitarbeiterschulungen, bei denen der Umgang mit KI erläutert wird, unternehmensspezifische KI-Richtlinien als eine Art  und eine offene Firmenkultur. Denn der kulturelle Wandel, den die Einführung von KI im Arbeitsalltag mit sich bringt, ist nicht zu unterschätzen. Um Akzeptanz zu erzielen ist es wichtig, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Neugier im Umgang mit KI zu nutzen, sich weiterzubilden, auszutauschen und jederzeit einen internen oder externen Experten befragen zu können. Wir bei PLANET 33 bieten unseren Kunden dafür maßgeschneiderte Workshops an und stehen auch nach der Einführung mit Rat und Tat zur Seite.

 

Welche Quellen nutzt du, um dich auf dem neuesten Stand zu halten?

 

Ich bediene mich verschiedener Quellen. Was ich empfehlen kann, sind der YouTube-Kanal “Microsoft Mechanics”, das Heise Online-Magazin für Innovation und auch ihr Podcast rund um das Thema KI.

 

Klasse. Vielen Dank für deine Zeit, Fred.

FRED ZSCHIEDRICH

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Als leidenschaftlicher IT-Spezialist unterstützt Fred unsere Kunden mit seinem Fachwissen und großem Spaß an der Sache. Seine Schwerpunktthemen sind Microsoft 365, KI-Integration und Digital Transformation.

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FRED ZSCHIEDRICH

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