Ihr Weg zur NIS-2-Konformität

a. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Webinare anbieten und durchführen zu können. 

Vor der Durchführung des Webinars 

Angaben zum Benutzer im Rahmen der Registrierung:
Wenn Sie an einer Sitzung als Teilnehmer teilnehmen möchten, müssen Sie sich mithilfe der Anmelde-URL über ein Formular für das Webinar registrieren. Im Rahmen der Registrierung zum Webinar werden Sie u.a. aufgefordert, einen Vornamen, Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie je nach Meeting Ihre Organisationseinheit einzugeben, um den Zugangs-Link zum Webinar übersendet zu bekommen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, dann erhalten Sie den Link zum Webinar per E-Mail übersendet. 

Vorabinformation von Referenten und Moderatoren über Teilnehmer des Webinars:
Bei manchen Vorträgen ist es für die Referenten wichtig und erforderlich, sich vorab über die teilnehmenden Personen und gegebenenfalls über deren Organisationseinheiten zu informieren, um die Veranstaltung optimal vorbereiten und während der Veranstaltung gezielt auf die Teilnehmer eingehen zu können. 
In diesen Fällen werden Teilnehmerinformationen (Name, Vorname, Organisationseinheit) vorab an den jeweiligen Referenten und den Moderator übermittelt. Eine darüberhinausgehende Nutzung der Teilnehmerinformationen über die Vorbereitung und Durchführung der konkreten Veranstaltung findet nicht statt. 

Während der Durchführung des Webinars 

Informationen zu Meeting-Metadaten:
Bei Ihrer Teilnahme am Webinar werden sogenannte Meeting-Metadaten verarbeitet. Dabei handelt es sich um folgende Datenkategorien: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen, Standort, Spracheinstellungen, Betriebssystem.
Diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf das jeweilige Webinar verarbeitet werden. 

Datenkategorien bei Einwahl mit dem Telefon
Bei der Einwahl per Telefon werden Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit verarbeitet. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse im Falle der Nutzung von Voice-over-IP (VOIP) gespeichert werden. 
Auch diese Daten müssen aus technischen Gründen notwendiger Weise im Hinblick auf das jeweilige Webinar verarbeitet werden. 

Verarbeitung von Textdaten
Nutzen Sie im Webinar eine Chat-, Frage- oder Umfragefunktion, so werden diese Inhaltsdaten für Zwecke der Kommunikation innerhalb des Webinars verarbeitet. Zudem wird der Chatverlauf in einer Textdatei gespeichert, die den Namen, Vornamen (bzw. ein Pseudonym) und den Text der Chat-Nachricht wiedergibt. Diese Daten werden nur zur inhaltlichen Nachbereitung des Webinars verarbeitet und nur in anonymisierter Form innerhalb unseres Teams weitergegeben. 

Verarbeitung von Audio- und Videodaten
Unsere Webinare werden grundsätzlich aufgezeichnet. Beteiligen Sie sich mit Wortbeiträgen und/oder nutzen Sie gleichfalls die Videofunktion, um eine visuelle Übertragung Ihres Abbildes zu ermöglichen, so werden diese personenbezogenen Daten zu Zwecken der Kommunikation binnen des Webinars verarbeitet. Es ist Ihnen überlassen, diese Funktionen zu nutzen. Nur wenn Sie das Mikrofon oder die Kamera Ihres Endgeräts selbst aktivieren, können die vorgenannte Datenverarbeitungen stattfinden. 

Datenverarbeitung bei Aufzeichnung von Webinaren
Webinare werden grundsätzlich aufgezeichnet. Sollten Sie sich per Video oder Mikrofon-Funktion zugeschaltet haben und wir diese Aufzeichnung zum Download für Dritte oder ähnliches verwenden, so werden wir dazu Ihre Einwilligung einholen. Sie können jederzeit erkennen, ob eine Aufzeichnung stattfindet: Dies wird Ihnen durch den roten Record-Button in der Software angezeigt. 

b. Rechtliche Grundlage der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Webinare im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der effektiven und sicheren Durchführung von Webinaren.

c. Datenkategorien

Werden unter a. näher beschrieben.

d. Empfänger

• Mitarbeiter von PLANET 33
• Anbieter der Webinarsoftware “

  Microsoft” im Rahmen einer Auftragsverarbeitung

e. Speicherfristen
Sämtliche das Webinar betreffende Daten werden spätestens 6 Monate nach der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, es stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen oder Sie haben uns Ihre Einwilligung zur weiteren Verarbeitung gegeben.

f. Drittstaatentransfer
Die Verarbeitung erfolgt auch außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Der Anbieter der Webinarsoftware hat seinen Sitz (USA) in einem sogenannten unsicheren Drittstaat. In Folge dessen musste uns dieser die Einhaltung eines angemessenen Schutzniveaus im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO garantieren. Dieses angemessene Schutzniveau wird durch die Verwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages garantiert. 

g. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling bei dieser Datenverarbeitung.