Viele KI-gestützte Apps sind kostenlos und für alle nutzbar, wie etwa ChatGPT von OpenAI, Copilot von Microsoft, Gemini von Google. Sie bieten viele Möglichkeiten, Aufgaben, die manuell, mühsam und zeitaufwendig sind, effizienter zu erledigen, wie etwa eine E-Mail an den Kollegen zu formulieren, sich einen Überblick über ein komplexes Thema zu verschaffen oder Ideen zu generieren. Während das tatsächlich viele Chancen in Sachen Effizienz, Qualitätssteigerung und Kosteneinsparungen bietet, birgt eine willkürliche und eventuell manchmal auch naive Nutzung durch die Belegschaft jedoch auch Risiken.
Neben der Frage, wie akkurat und vollständig die Ergebnisse sind, stellt die Datensicherheit wohl das größte Risiko dar, da Mitarbeiter sich in den seltensten Fällen die umfangreichen Nutzungsbedingungen durchlesen, bevor sie ihre Anfrage in das Tool eintippen. In kostenlosen Versionen ist es nunmal so, dass jegliches “Daten-Futter” von den Herstellern gespeichert und genutzt wird, um die großen Sprachmodelle (LLMs) weiterzuentwickeln.
Was können Unternehmen also tun, um den Einsatz von KI durch ihre Mitarbeiter zu steuern?
Hier sind einige Maßnahmen, die wir dringend empfehlen:
- Formulieren Sie KI-Richtlinien: Führen Sie klare Richtlinien und Verfahren zur Nutzung öffentlicher und kostenloser KI-Tools im Unternehmen ein. Diese sollten die erlaubten Anwendungen, die Arten von Daten, die verwendet werden dürfen, und die Sicherheitsanforderungen festlegen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Klären Sie über die Risiken und Best Practices im Zusammenhang mit der Nutzung von KI-Tools auf. Stellen Sie sicher, dass alle verstehen, welche Tools akzeptabel sind und wie sie sicher damit umgehen können.
- Verwalten Sie Zugriffsrechte: Implementieren Sie falls nötig Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf öffentliche KI-Anwendungen zugreifen können. So können Sie ggf. bestimmte Seiten sperren, sollten Sie nicht einverstanden mit der Nutzung sein.
- Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen: Überprüfen Sie regelmäßig die Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen der Anbieter und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien gegebenenfalls.
- Stellen Sie Ressourcen bereit: Geben Sie Ihren Mitarbeitern interne Ressourcen oder sogar einen dedizierten KI-Ansprechpartner an die Hand, um bei Fragen und Unsicherheiten zu unterstützen.
- Sprechen Sie darüber: Beziehen Sie klar Stellung zu Ihren Erwartungen bezüglich der Nutzung öffentlicher KI-Tools und bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Bedenken oder Feedback zu äußern. Dies kann helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und anzugehen.
Unser Fazit:
Sicher, die Nutzung kostenloser KI-Tools kann erhebliche Vorteile bringen. Für Unternehmen ist es jedoch wichtig, sich der damit verbundenen Risiken bewusst zu sein. Außerdem gehört dazu eine große Portion Vertrauen in das Verantwortungsbewusstsein und das Urteilsvermögen Ihrer Mitarbeiter.
Als Experten für IT-Sicherheit empfehlen wir Unternehmen, von vornherein auf kostenpflichtige Versionen der KI-Tools zu setzen, die Datenschutzrisiken zu minimieren und die Qualität der Ergebnisse zu maximieren. So etwa Copilot für Microsoft 365, welches sich nahtlos in die Microsoft-Umgebung Ihres Unternehmens einfügt und passgenau konfiguriert werden kann – von erreichbaren Datensätzen bis hin zu Benutzerrechten.
Julia Mayer
Erfahren Sie hier mehr über das Tool. Und sollten Sie Fragen zum sicheren Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen haben, kommen Sie auf uns zu.
Julia Mayer
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